Cobra Software: Stadtmarketing Konstanz setzt auf einheitliches CRM und Kontaktmanagement

Im Sinne des Leitbildes der Stadt Konstanz sind die Mitarbeiter der Stadtmarketing Konstanz GmbH nicht nur Anlaufstelle für bürgerliches Engagement, sondern sie koordinieren und betreuen zahlreiche Projekte aus den unterschiedlichsten Themenbereichen der Stadt. Ob Kultur, Tourismus, Sport, Gesundheit, Umwelt oder Industrie und Handel, das Team des Stadtmarketings lässt mit seinen Aktivitäten das ganzheitliche Marketingkonzept der Stadt Konstanz greifbar werden.

cobra CRM PLUS unterstützt das Team mit einer strukturierten Datenbasis und intelligenten Funktionen bei allen Aktivitäten. Fragt man beim Konstanzer Stadtmarketing nach, welche Adressen und Daten in der Datenbank gepflegt werden, kommt die Antwort wie aus der Pistole geschossen: „Alles! Egal ob Bürgermeister und Stadtrat, Verwaltung, Konstanzer Handwerk, Industrie, Einzelhandel, Kooperationspartner oder Privatpersonen – in unserem cobra ist alles drin!“ Und das ist nicht wenig, denn alleine die Aussteller des Konstanzer Flohmarkts und der GEWA-Messe, die in der Software gepflegt und regelmäßig mit aktuellen Informationen versorgt werden, machen mehrere Tausend Adressen aus. Verschiedene Adressgruppen bringen bei der stetig wachsenden Summe an Daten hierbei zusätzlichen Durchblick.

Serienbrief, E-Mail und Newsletter: Schnell selektiert. Schnell erstellt
Insbesondere bei Großprojekten wie dem alljährlichen Konstanzer 24-Stunden-Flohmarkt sowie der alle zwei Jahre stattfindenden grenzüberschreitenden GEWA-Messe ist die Software eine enorme Hilfe für das Organisationsteam. In der Datenbank lässt sich im Handumdrehen ermitteln, welche Aussteller in welchem Jahr aktiv waren oder aktuell als Aussteller gemeldet sind. Durch die strukturierte und zentrale Ablage der Adressen und Informationen im System ist die Aussendung von Ausstellerinformationen – egal ob per Serienbrief oder E-Mail – kein Problem mehr. „Das geht einfach reibungslos“, ist sich das Team einig und erinnert sich nur ungern an die Zeiten tagelanger Excellisten-Korrektur, die einem Mailing in Zeiten ohne die neue Software vorangingen. So ist nun auch der Versand von Newslettern zum Kinderspiel geworden. Der Serien-E-Mail-Assistent macht dabei professionelles Layout und optimierten Versand im HTML- oder Textformat mit Anlagen und Bildern möglich. Jeder Kontakt, jede E-Mail oder Informationsaussendung und jedes wichtige Dokument wird automatisch abgelegt.

Adressen und Anreden: Korrekt. Verlässlich. Aktuell.
Leichte Anpassungen an der Benutzeroberfläche und Datenbank ermöglichen dem Stadtmarketing den korrekten Umgang mit akademischen Titeln und Briefanreden bestimmter Amtsinhaber. „Beim schriftlichen Kontakt mit unseren Geschäftspartnern und den Entscheidungsträgern der Stadt muss alles korrekt und aktuell sein. Das ist uns als zentralem Imageträger der Stadt Konstanz besonders wichtig. Deshalb legen wir auch speziellen Wert auf die kontinuierliche Pflege unserer Daten“, berichtet Hilmar Wörnle, Geschäftsführer der Stadtmarketing GmbH. Ebenso sensibel wird die gesamte Kommunikation mit bestimmten Gremien oder VIP-Kontakten behandelt. In der Datenbank ist deshalb sofort ersichtlich, wenn bestimmte Personen nur von den jeweils zuständigen Mitarbeitern des Stadtmarketings kontaktiert werden sollen.

Im Einsatz auf BlackBerry-Smartphones
Bereits seit dem Jahr 2004 ist cobra bei der Stadtmarketing Konstanz GmbH fest etabliert. „Wir freuen uns regelmäßig über Updates; denn von Jahr zu Jahr finden neue clevere Funktionen Einzug in das Programm, die unsere Aktivitäten noch besser unterstützen“, erklärt Wörnle. So ist die Geschäftsführung seit geraumer Zeit mit cobra Mobile CRM ausgestattet. Wörnle und seine Kollegen sind damit einerseits in der Lage, auch von unterwegs per BlackBerry jederzeit alle wichtigen Informationen und Kontakte abzurufen und andererseits aktuelle Gesprächsnotizen oder Ergebnisse sofort im System einzupflegen. Damit sind alle Mitarbeiter sofort über den Stand der Dinge informiert.

Einfache Bedienung. Schnelle Einarbeitung

Das A und O für das Stadtmarketing ist die konsistente Pflege der Daten. Dabei freuen sich die Benutzer über die Bedienerfreundlichkeit des Systems. Auch für neue Mitarbeiter ist die Einarbeitung schnell und problemlos möglich. Denn alles ist logisch aufgebaut und intuitiv bedienbar. Eingabehilfen und Auswahllisten erleichtern die Neuanlage von Daten; Adressverknüpfungen und Hierarchien geben Überblick über die Beziehungen zwischen einzelnen Adressen. Alle Besonderheiten finden in Notizen oder Bemerkungen zur Adresse ihren Platz.

Zeit sparen
Mit der Software geht das Stadtmarketing auf maximalen Zeitsparkurs. Gerade vor Messen wie der GEWA und den zahlreichen Veranstaltungen wie der alljährlichen Mille Fiori – also immer dann, wenn viel zu tun ist und die Zeit knapp wird – zählt jede Sekunde, die mit der Software gespart wird. Egal ob es dabei um die Anbindung der Telefonie geht, die das Wählen der Nummer erspart und direkt zur Adresse führt, die schnelle Suche von Adressen und Kontaktdaten, die automatische Übernahme von Adressen in Einzel- oder Serienbriefe oder der Druck von Teilnehmerlisten und Namensschildern per Klick: Hier werden kontinuierlich Zeit und Nerven gespart.

Autor: cobra – computer’s brainware GmbH

Link: www.cobra.de