Vom Angebot bis zu Analyse: Optimale Außendienstanbindung mit Zahlen und Fakten

Seit 2010 arbeiten 50 Mitarbeiter in Vertrieb, Service und Marketing bei der CWK-SCS Division der Coop Genossenschaft mit SMARTCRM. Ein wichtiges Ziel der Einführung war die Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Mussten diese früher per E-Mail auf dem Laufenden gehalten werden, können Sie heute in SMARTCRM alle Daten auch außerhalb des Büros auf ihren Notebooks selbstständig einsehen.

So wertete CWK-SCS das Zahlenmaterial vor der CRM-Einführung in Microsoft Excel aus und sendete die Listen an den Außendienst. Dieser Aufwand entfällt: Über eine Schnittstelle werden Artikeldaten und Umsatzzahlen aus der ERP-Software Microsoft Dynamics AX importiert. Damit ermöglicht das CRM-System den Mitarbeitern auf unterschiedlichen Ebenen einen tagesaktuellen Überblick über die eigenen Umsatzzahlen.

Auch den Wunsch einer optimalen Maschinen- und Geräteverwaltung erfüllte die Software-Schmiede. So pflegt das Unternehmen im CRM-System alle Informationen bis hin zu den Füllmitteln der einzelnen Geräte. Ebenso einsehbar ist eine Historie darüber, welche Dosiereinstellungen über die Jahre bei einem Gerät vorgenommen wurden. Für Jordanis Katsakis, Vertriebsleiter bei CWK-SCS, und seine Kollegen bringt dies einen großen Vorteil mit sich: „Die Akzeptanz für die Software ist bei den Mitarbeitern sehr hoch. Sie sehen die Vorteile, die das CRM-System ihnen im Arbeitsalltag bietet, z. B. bei der Pflege unserer Maschinen- und Gerätedaten. Deren Verwaltung ist für uns eine große und wichtige Verbesserung.“

Neben der Bereitstellung zahlreicher Informationen unterstützt die Datenbank den Außendienst auch bei der Besuchsplanung: So erinnert das CRM-System die Mitarbeiter automatisch in einem von ihnen definierten Rhythmus an die Vereinbarung von Terminen. Darüber hinaus können sie sich ihre Besuchsstatistiken für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen.

Die Außendienstmitarbeiter schreiben ca. 50 Angebote im Monat. Diese erstellen sie direkt aus dem System heraus. Dazu hat das Unternehmen Vorlagen im eigenen Corporate Design in der CRM-Software hinterlegt. Das System füllt das Dokument mit Empfängerdaten und Preisen. Individuell für ein Angebot eingetragene Rabatte werden ebenfalls automatisch im Gesamtpreis berücksichtigt. Ebenso fügt SMARTCRM Artikeltextbausteine ein. Da sie in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können, ist es für CWK-SCS einfach, auch Angebote in englischer, italienischer und französischer Sprache zu erstellen. Das Angebot wird automatisch in der elektronischen Kundenakte archiviert, womit eine lückenlose Verfolgung jederzeit möglich ist. Mit einem Klick wechseln die Mitarbeiter in die zugehörige Adress-, Aktivitäten- oder Maschinenakte und sind damit immer rundum informiert.

Autor: SMARTCRM GmbH