Datenqualität und Datenintegration: Informationskapital effizienter einsetzen

Unternehmen kennen die enormen Möglichkeiten eines unternehmensweiten Informationsmanagements. Sie nutzen das Potenzial aber völlig unzureichend aus, wie eine von Information Builders in Auftrag gegebene Studie zeigt. Zu den wesentlichen Hindernissen zählen Probleme bei der Datenqualität und der Datenintegration sowie eine restriktive Unternehmenskultur.

Der Einsatz von Business-Intelligence-(BI-)Anwendungen ist auch heute noch vorwiegend auf das obere und mittlere Management beschränkt. Wenn es in Gesprächen mit Interessenten, Kunden oder Lieferanten um den Zugriff auf gerade benötigte Unternehmensdaten geht, wird die Kluft zwischen Managern und denjenigen, die für die täglichen betrieblichen Aktivitäten zuständig sind, besonders deutlich. Oft müssen Ansprechpartner Kunden oder Interessenten vertrösten, weil wichtige Informationen erst aufwendig beschafft werden müssen. Die Auswirkungen sind frustrierte Mitarbeiter und unzufriedene Kunden und Interessenten, die sich bei Mitbewerbern informieren und dort Umsätze tätigen.

Anspruch und Realität klaffen auseinander
Einer aktuellen Studie von Information Builders zufolge, durchgeführt von IDG Research Services, sind die Vorstellungen der Unternehmen von einer effektiven BI-Implementierung weit von der Realität der tatsächlichen Umsetzung entfernt. Weltweit wurden für die Studie rund 400 Personen befragt, darunter IT-Manager, fachliche Entscheider, Knowledge Worker und operativ tätige Mitarbeiter. Die Mehrheit der Befragten (75 Prozent) ist der Meinung, dass Informationen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung strategischer Ziele im Geschäftsalltag spielen.

Letztlich gelang es den Unternehmen aber bislang nicht, das Potenzial ihrer BI-Lösungen und damit ihr Informationskapital optimal auszuschöpfen, da der Datenzugriff viel zu stark auf die Anforderungen des Managements und der Entscheider ausgerichtet ist. Weniger als 60 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass die Ausweitung des Datenzugriffs auf operative Mitarbeiter notwendig sei, nur 50 Prozent sprechen sich für eine Einbeziehung von Kunden aus und weniger als ein Drittel ist der Meinung, dass Unternehmen wichtige Informationen auch mit Partnern und Lieferanten teilen sollten.

Um den maximalen Nutzen aus dem vorhandenen Informationskapital zu erzielen, müssen Unternehmen neue Wege gehen. Entscheidungsrelevante Informationen müssen auf allen Ebenen zur Verfügung stehen und effizient genutzt werden, um engere Kundenbeziehungen aufzubauen, neue Umsatzquellen zu erschließen und Innovationen voranzutreiben.

Unternehmen wissen wenig über Bedürfnisse der Anwender
Der Informations- und Analysebedarf (Häufigkeit, Format, benötigte Daten usw.) ist stark personenabhängig – von Rolle, Aufgaben, Kompetenzen und Wissen. Damit Informationen passgenau an verschiedene Benutzergruppen weitergegeben werden können, muss das Unternehmen deren Anforderungen und Präferenzen kennen. Der Studie zufolge verzichten aber zu viele Unternehmen darauf, Kunden, Sachbearbeiter und Geschäftspartner nach ihren Bedürfnissen in Bezug auf Informationszugriff und -nutzung zu befragen.

Über 80 Prozent befragen regelmäßig das obere und das mittlere Management, um deren Informationsbedürfnisse zu ermitteln. Immerhin noch 70 Prozent interessieren sich für Feedback der Entscheider im mittleren Management. Aber nur 55 Prozent kümmern sich um die Informationsbedürfnisse der Sachbearbeiter. Personen außerhalb des Unternehmens werden am wenigsten berücksichtigt. Nur 51 Prozent der Befragten befassen sich mit den Informationsbedürfnissen ihrer Kunden und nur 41 Prozent tun dies in Bezug auf ihre externen Partner. Lieferanten schneiden hierbei am schlechtesten ab – lediglich 34 Prozent der Unternehmen interessieren sich für deren Informationsbedürfnisse.

Die Antworten zeigen, dass die Unternehmen sich aktiv um die Informationsbedürfnisse von Führungskräften kümmern, während weniger hochrangige Mitarbeiter und externe Beteiligte vielfach übersehen werden. Hieraus wird deutlich, dass bei der Bereitstellung von Informationen und Business Intelligence immer noch in erster Linie auf die Wissensarbeiter Rücksicht genommen wird und bei der Auswahl von Lösungen und damit zusammenhängenden Entscheidungen von oben nach unten vorgegangen wird.

Um eine maximale Wertschöpfung aus dem Informationskapital zu erzielen, müssen Unternehmen die jeweiligen Bedürfnisse unterschiedlicher Benutzergruppen berücksichtigen. Dann können sie ihre BI-Investitionen als Mittel zur umfassenden rollenspezifischen Informationsverteilung einsetzen, statt sie auf komplexe Analysefunktionen für wenige zu reduzieren. Es werden Antworten auf Fragen benötigt wie: Wer braucht welche Daten in welcher Form? Wer muss für seinen Job welche Daten weiterverarbeiten können? Auf welche Daten sollen Lieferanten zugreifen können? Wie kann sichergestellt werden, dass Kunden ihre Daten einsehen können, etwa für Einkaufsreports?

Selfservice und Unternehmenskultur
Der Weg für eine breitere Nutzung entscheidungsrelevanter Informationen ist mit einigen Hindernissen gepflastert. Zur ersten Gruppe zählen Bedenken wegen Zuverlässigkeit und Qualität der Daten. Eng damit verbunden sind zweitens Herausforderungen bei der Ermittlung der passenden Funktionalität und der richtigen Technologien sowie der technischen Integration. In die dritte Kategorie gehören Anpassungen und Veränderungen der Unternehmenskultur.

Und hier rückt das Thema Selfservice BI in den Fokus. Entscheider auf allen Ebenen eines Unternehmens sollen damit in der Lage sein, schnell und unkompliziert auf aktuell benötigte Informationen zugreifen zu können, denn dies ist in der heutigen Geschäftswelt essenziell. Ad-hoc-Analysen sind hier ein gutes Beispiel. Benötigt wird in diesem Umfeld ein Mix aus Standardreports als allgemeingültiger Informationsbasis und rollenbasierten, individualisierbaren Analysemöglichkeiten. Eine offene und die Mitarbeiter motivierende Unternehmenskultur muss sich im Alltag bemerkbar machen. Und zwar auch für Kunden oder Lieferanten, die das Unternehmen von außen erleben.

Der Wert von Informationen

Nach dem jahrelangen Fokus auf Kosteneinsparungen geht es heute in den Unternehmen um Innovation. Das macht man am besten, indem man seine Mitarbeiter einbezieht und motiviert. Selfservice BI bietet dazu enormes Potenzial im Rahmen eines strategischen Informationsmanagements.


Die größten Hindernisse für die Weitergabe entscheidungsrelevanter Informationen. (Quelle: Information Builders)

Nach und nach setzt sich die Erkenntnis durch, dass Informationen und Informationskapital einen eigenen Wert haben, der sich umso mehr auszahlt, je mehr sie eingesetzt und geteilt werden – genau wie Finanz- oder Humankapital. Um ihre Investitionen in BI- und Analytiklösungen in vollem Umfang nutzen zu können, müssen Unternehmen die Verfügbarkeit aktueller, vollständiger Informationen für alle Beteiligten innerhalb und außerhalb des Unternehmens fördern. Hier gilt es, die Lücken bei der Informationsbereitstellung zwischen Managern und Wissensarbeitern auf der einen und Sachbearbeitern sowie Kunden und Lieferanten auf der anderen Seite zu schließen, sodass Informationen für alle Benutzergruppen entsprechend ihren jeweiligen Präferenzen und Bedürfnissen zur Verfügung stehen.


Informationskapital ist eine zentrale Ressource für die wertorientierte Unternehmenssteuerung. (Quelle: Information Builders)

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, benötigen Unternehmen eine Kombination aus leistungsfähigen Business-Intelligence-, Integrations- und Datenintegritätslösungen. Durch die nahtlose Integration von Daten aus allen Quellen im Unternehmen bei gleichzeitiger Sicherung von Qualität und Vollständigkeit und die geeignete Bereitstellung für alle Benutzer sind Unternehmen in der Lage, das Potenzial ihres Informationskapitals bestmöglich zu erschließen.

 

Autor: Nathan Jagoda

Nathan Jagoda zeichnet seit 2008 bei Information Builders als Country Manager für die deutsche Organisation verantwortlich. Nach seinem Abitur in London und dem Studium der Informatik begann Nathan Jagoda seine beruflilche Laufbahn 1979 im Vertrieb der Firma Digital Equipment. Bevor er 2008 als Country Manager zu Information Builders kam, war Jagoda in Führungs- bzw. Geschäftsführungspositionen bei dem CAD/CAM-Unternehmen Intergraph, dem CAD/CAM-Systemhaus Cadtronic, dem Electronic-Design Spezialisten Cadence, dem Reporting Anbieter Actuate sowie dem BI-Lösungsanbieter CoSMIT tätig.