Eine sportliche Sache: DMS und CRM im Doppel

Der Landessportbund Nordrhein-Westfalen ist Förderer, Dienstleister und Impulsgeber für Vereine, Verbände, Sportbegeisterte und Lehrer. Gut 20.000 Sportvereine mit insgesamt etwa fünf Millionen Mitgliedern vereint der Dachverband des gemeinnützigen Sports in seinem Bundesland. In dieser Funktion darf der Überblick über Dokumente oder Bestellungen nicht abhandenkommen: mit cobra CRM PRO und ELOprofessional gelang der Wurf.

Zunächst war der Landessportbund NRW auf der Suche nach einer Archivierungsmöglichkeit für die vielen Dokumente wie die etwa 20.000 Erhebungsbögen, die jährlich aufgrund der Befragung der Sportstätten eintreffen. Schnell fiel die Auswahl auf die DMS-Lösung ELOprofessional und den IT-Dienstleister Exe GmbH in Mönchengladbach. Während der Planungsphase erfuhr der Verband von der cobra CRM-Software und entschied sich, diese in die Umstrukturierung der IT mit aufzunehmen.

Die automatisierte Ablage der Erhebungsbögen erfolgt nun über ELOprofessional. Die Daten aus der verbandseigenen Verwaltungsdatenbank wurden in die Software übernommen, die außerdem für den technischen Support der Mitarbeiter und den Einkauf im Referat IT/Bestandserhebung eingesetzt wird. Über eine Schnittstelle sind cobra und ELO direkt miteinander verbunden.

Spiel, Satz und Sieg: Mit cobra und ELO gewinnt die IT
Georg Hopp, zuständig für die IT und die Bestandserhebung im Landessportbund, versteht seinen Arbeitsbereich als klassischen technischen Support für die Mitarbeiter des Hauses in allen Fragen. Ist ein Drucker defekt, so notiert er das in seiner Datenbank und dokumentiert auch gleich die Lösung für das Problem. Mithilfe des Berichtswesens wertet er regelmäßig aus, wie oft es bei bestimmten Geräten zu Störungen kam. Alle Mitarbeiter des Landessportbundes sowie Lieferanten und wichtige Ansprechpartner sind in der Datenbank der IT gespeichert.

„Bevor wir cobra im Einsatz hatten, hatte ich bei eingehenden Anrufen ein Problem: Das Suchen in Outlook und Aktenordnern ging los“, erinnert sich Georg Hopp, „Nun öffnet sich automatisch mit dem Anruf die richtige Adresse und ich kann anhand der Kontakthistorie sofort nachvollziehen, worum es geht.“ Auch die flexible Gestaltung der Ansichten hat Georg Hopp von der Software überzeugt, denn so kann er sich die Datenbank nach seinen Wünschen gestalten. Dank der ELO-Schnittstelle kann der Referatsleiter nicht nur die Kontaktnotizen in cobra einsehen, sondern hat auch jederzeit und ohne Umwege Zugriff auf Lieferscheine, Rechnungen und Verträge.

Matchball: Folgeprojekt mit der Exe GmbH geplant
Aktuell setzt der Landessportbund NRW die Software in den beschriebenen Bereichen ein, doch der Funke ist übergesprungen. Erste Kollegen testen die Software bereits in ihrem Referat. Denn so bietet sich die Möglichkeit für eine differenzierte Rechtevergabe auf Ansichts- und Feldebene, das heißt, genau definierte Nutzer können bestimmte Adressen oder einzelne Adressfelder einsehen oder ändern, andere nicht. So lässt sich die komplexe Rechtestruktur des Verbands auch in der Software abbilden. Für Georg Hopp ist klar: „Langfristig soll der gesamte Landessportbund NRW mit cobra ausgestattet werden. Dabei freue ich mich auf die weitere Zusammenarbeit mit der Exe GmbH, bei der man sich nie vergessen fühlt.“

Link: www.cobra.de