Aufbau einer Unternehmensplanung: Passt das ins Tagesgeschäft?

Dass es sehr wohl möglich ist, den Anforderungen im hier und heute gerecht zu werden und sich trotzdem parallel für die Zukunft durch einen integrierten Planungsprozess besser aufzustellen, zeigt das Beispiel eines Lebensmittelhändlers. Das Erfolgsrezept heißt Concept on the Job, eine Methodik, die die Konzeption einer integrierten Unternehmensplanung vor dem Hintergrund des laufenden Betriebs ermöglicht.

Ein fundierter Planungsprozess stellt in modernen und erfolgreichen Unternehmen ein wesentliches Steuerungsinstrument für die strategische und operative Ausrichtung dar. Er schafft Klarheit zu Chancen und Risiken im Markt und zu Einflussfaktoren, die das Unternehmen heute und zukünftig vorantreiben. Er ist die Basis für die Ableitung unternehmerischer Maßnahmen. Damit er als Grundlage für wichtige Managemententscheidungen dienen kann, muss der Planungsprozess schnell und gründlich sein. Er muss Informations- und Steuerungsmöglichkeiten detailliert genug enthalten und gleichzeitig umfassend integriert und aggregiert sein, um einen Gesamtüberblick zu gewährleisten.

In der Praxis hapert es
Die grundsätzlichen Anforderungen sind damit klar beschrieben. Die Praxis zeigt jedoch in vielen Firmen ein anderes Bild. Die Planungsprozesse der meisten Unternehmen sind sehr aufwändig und ineffizient. Nicht selten werden viele Monate zur Aufbereitung und Integration der Daten, für Prognosen und Hochrechnungen und für die Ermittlung valider Planzahlen benötigt. Die Qualität der Ergebnisse lässt sich verbessern und gleichzeitig die Dauer verkürzen, wenn Unternehmen ihre Planung auf solide IT-Systeme und integrierte Planungsanwendungen stützen die komplexe, wiederkehrende Zusammenhänge im Planungsprozess strukturiert abbilden und eine valide Datenbasis als Grundlage für die erfolgreiche Unternehmenssteuerung schaffen.

Der Aufbau einer IT-gestützten Unternehmensplanung bedeutet jedoch konzeptionellen Mehraufwand, der insbesondere parallel zum operativen Tagesgeschäft nicht leicht zu leisten ist. Die häufige Konsequenz daraus ist ein Aufschieben wichtiger Fragestellungen und Projekte. Die operativen Tätigkeiten genießen eine hohe Priorität und lassen eine Neukonzeption oder Optimierung zeitlich nicht zu. Statt die Säge zu schärfen, wird noch angestrengter gesägt.

Den Spagat bewältigen
Dieser Herausforderung des Spagats zwischen operativem Betrieb und strategischer Notwendigkeit zur Weiterentwicklung sah sich auch ein mittelständischer Lebensmittelhersteller zu Beginn dieses Projektes im Jahr 2013 gegenüber. Die Controlling-Abteilung des Unternehmens hatte sowohl das Tagesgeschäft für Ihre vielen Teilgesellschaften zu bearbeiten als auch die alljährliche Planungsrunde zu meistern.

Diese beinhaltet unter anderem die Vertriebs- Produktions-, Bedarfs- und Personalplanung. Die technische Grundlage zu diesem Zeitpunkt waren einzelne Komponenten im Rahmen der SAP BW Integrierten Planung (SAP BW IP) und darüber hinaus vornehmlich MS Excel basierten Planungsschritten. Der Gesamtprozess war somit nur in Ansätzen integriert und beruhte nur teilweise auf robusten, zuverlässigen IT-Komponenten. Erschwerend kam hinzu, dass durch den sich direkt anschließenden Jahresabschluss keine Möglichkeit bestand, Planungsschritte zu entzerren und personelle Ressourcen schonend und effektiv einzusetzen. Die Vollauslastung der Mitarbeiter über mehrere Monate hinweg war ebenso absehbar wie Risiken für die Qualität des Planungsprozesses.

Das auf Business Intelligence, Big Data und Enterprise Performance Management spezialisiert Beratungsunternehmen mayato bietet für Situationen wie diese die Methodik Concept on the Job. Dieses Vorgehen ermöglicht es, auch ohne explizite und ausgedehnte Konzeptionsphasen bestehende Lösungen zu überdenken und zu optimieren. Dabei werden die täglichen Arbeiten der Fachabteilung wie gewohnt fortgeführt. Die prozessualen und technischen Optimierungspotentiale werden parallel festgehalten und in einem Konzeptpapier fixiert. Bereits während dieser begleitenden Analysephase werden oftmals Erleichterung für die Fachabteilung erreicht. Diese Quick Wins werden möglich durch den objektiven, aus der langjährigen Erfahrung vieler Projekte geschärften Blick der beteiligten mayato-Berater. Diese sprechen direkt Empfehlungen aus und stellen Lösungsvorschläge und technische Hilfsmittel bereit, die bereits im noch laufenden Prozess sehr kurzfristigen Nutzen entfalten können.


Abbildung 1: Ziele von Concept on the Job

Auch der besagte Lebensmittelproduzent entschied sich für ein solches Vorgehen mit einem Mix aus kurzfristigen Optimierungen und einer fachlich fundierten Analyse und Neukonzeption. Der Ansatz passte perfekt zu den Vorstellungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens, da er es ermöglicht, zwei Ziele gleichzeitig zu verfolgen: den Planungsprozess durch die Fachabteilung und die externen Planungsspezialisten gemeinsam erfolgreich abzuschließen und parallel die Optimierungspotentiale im Planungsprozess zu analysieren und die Basis für eine Neukonzeption der Unternehmensplanung zu schaffen.

Mit Hilfe vorgefertigter Formulare und Checklisten wurden für alle relevanten Planungsgebiete beispielsweise Beschreibungen der Anforderungen und Vorlagen für Planungmappen angefertigt. Parallel zum Planungsprozess wurde eine solide Projektumgebung aufgebaut und erste technische Dokumente erstellt. Neben den konzeptionellen Unterlagen wurde aber auch der laufende Planungsprozess unterstützt, insbesondere durch die Bereitstellung von IST Daten für einzelne Planungsgebiete (ILV Planung, GuV Planung, Bedarfsplanung) für die zu diesem Zeitpunkt noch MS Excel basierte Planung. Dadurch konnte direkt im ersten Schritt des Projektes der zeitliche Aufwand für die Fachabteilung erheblich reduziert und Zeit für die konzeptionelle Arbeit geschaffen werden. Während der gesamten Planungsphase 2013 entstand somit ein vollständiges Konzept für zukünftige Planungsrunden. Hierzu wurden nur wenige zusätzliche Workshops und Interviews benötigt. Primär dienten diese zur Darstellung von Handlungsalternativen und Herbeiführung von Entscheidungen.

Die Auswahl
Eine Toolauswahl erfolgte nach Abschluss des Projektes Concept on the Job. Die Wahl des Lebensmittelhändlers fiel auf das bereits für die Vertriebsplanung im Einsatz befindliche Planungswerkzeug SAP BW-IP. Neben der vertrauten Oberfläche waren es vor allem strategische Gründe, die zu der Entscheidung führten. Das Unternehmen beabsichtigt den Einsatz von SAP HANA und strebt langfristig die Abbildung seiner Planungsprozesse im neuen SAP Planungstool SAP NetWeaver Unified Planning an. Der Lebensmittelhändler teilt an dieser Stelle die Einschätzung von Markt und Beratern, dass diese technologische Neuentwicklungen der SAP die Planungsprozesse von Firmen grundlegend verbessern und vereinfachen werden. Die Migration von SAP BW-IP auf SAP NetWeaver Unified Planning in diese zukünftige Technologie verspricht mit geringerem Aufwand durchführbar zu sein, als dies mit anderen Werkzeugen zu erwarten wäre.

Hinsichtlich der Realisierung entschied sich das Unternehmen für eine stufenweise Einführung der integrierten Planung nach dem Baukastenprinzip. Auch dieser Entschluss beruhte auf dem Wunsch, das operative Geschäft möglichst unbeeinträchtigt zu halten und gleichzeitig einen vollständigen Knowhow-Transfer bereits während der Implementierungsphase sicherzustellen. Auf Basis der Neukonzeption wurden in der ersten Realisierungsphase die Vertriebsplanung modernisiert, die Datenintegration in die bestehende Produktionsplanung im ERP verbessert und eine Bedarfs-, ILV- und GuV- Planung aufgebaut. Für die nachfolgende Realisierungsphase ist die Aufnahme weiterer Planungsgebiete (Investitionsplanung, Presonalplanung) beabsichtigt. Am Ende dieser Arbeiten steht dann eine vollständig integrierte und systemgestützte Unternehmensplanung, wie sie Abbildung 2 darstellt.


Abbildung 2: Integrierte Unternehmensplanung am Beispiel eines Lebensmittelhändlers

Bereits in der Planungsrunde 2014 kann der Lebensmittelhändler jedoch auf die mit Hilfe der Methodik Concept on the Job entwickelten Bauteile der ersten Implementierungsphase zurückgreifen. Diese Komponenten erwiesen sich als flexibel verwendbar, sowohl hinsichtlich der Planung selbst wie auch hinsichtlich der Integration von Plandaten ins Reporting. Jederzeit kann auf Marktveränderungen reagiert, ein neuer konsistenter Forecast aufgebaut und in Berichten transparent gemacht werden. Durch die potentiell unterschiedlichen Planversionen ist das Unternehmen auch in der Lage, einzelne Szenarien durchzukalkulieren und zu simulieren – ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei der Steuerung von Teilbereichen wie auch des Gesamtunternehmens.

Ziel erreicht
Durch die vereinfachte Datenintegration ergibt sich zudem eine deutliche Vereinfachung für das interne -und externen Berichtswesen. Durch die verbesserte Automatisierung wurde darüber hinaus eine signifikante Zeitersparnis in der Erstellung der Unternehmensplanung erzielt. Damit sind alle Ziele des Lebensmittelhändlers erreicht. Die Methodik Concept on the Job hat sich bewährt. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für dieses Projekt war die hervorragende Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern des Kunden und der mayato GmbH auf allen Ebenen. Durch die professionelle und kollegiale Zusammenarbeit konnte eine Lösung für heute, und vor allem auch für die Zukunft etabliert werden.

Zitat:
„Das zweimalige Beschäftigen mit einem Thema durch die operative Durchführung und einer späteren Konzeption kostet die Unternehmen Zeit und Geld. Durch die zeitliche Vereinigung diesen beiden Phasen lässt sich gleichzeitig viel Aufwand sparen, die Qualität der laufenden Planungsprozesse verbessern und eine praxisnahe, zielgerichtete Konzeption für eine integrierte Unternehmensplanung erstellen.“

Autor: Jens van de Löcht

Jens van de Löcht ist langjähriger SAP Berater für das Thema Business Intelligence. Als Experte für das Thema Unternehmensplanung unterstützt er große- und mittelständische Unternehmen insbesondere beim Aufbau und/oder Modifizierung von integrierten Unternehmensplanungsprozessen. In die Beratung eingestiegen ist Herr van de Löcht bei der Firma „arvato Systems GmbH – a Bertelsmann Company“ und war dort als SAP BI Consultant und Teamleiter für den SAP BI Bereich aktiv. 2013 übernahm Hr. van de Löcht die Teamleitung EPM bei der Firma „mayato GmbH“ und berät gemeinsam mit seinem Team Kunden in den Themen Planung, Forecast, Reporting und Simulation.